Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Administrativ Assistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret Administrativ Assistent til at støtte vores daglige kontoraktiviteter og sikre en effektiv drift. Som Administrativ Assistent vil du spille en central rolle i at koordinere administrative opgaver, håndtere kommunikation og sikre, at kontoret fungerer gnidningsløst. Du vil arbejde tæt sammen med ledelsen og andre afdelinger for at sikre, at alle administrative processer bliver håndteret professionelt og rettidigt.
Dine primære opgaver vil inkludere håndtering af korrespondance, planlægning af møder, opdatering af databaser, arkivering af dokumenter og generel kontoradministration. Du vil også være ansvarlig for at tage imod gæster, besvare telefonopkald og assistere med rejseplanlægning og udgiftsrapportering. En vigtig del af rollen er at kunne håndtere flere opgaver samtidigt og bevare overblikket i en travl hverdag.
Vi leder efter en person med stærke organisatoriske evner, sans for detaljer og en positiv tilgang til arbejdet. Du skal være komfortabel med at arbejde selvstændigt såvel som i teams og være i stand til at kommunikere klart både mundtligt og skriftligt. Erfaring med kontorsoftware som Microsoft Office-pakken er en forudsætning, og kendskab til administrative systemer og procedurer vil være en fordel.
Stillingen som Administrativ Assistent er ideel for dig, der trives med at yde støtte og sikre, at alt bag kulisserne fungerer optimalt. Du vil få mulighed for at udvikle dine færdigheder inden for administration og opbygge erfaring i en professionel og dynamisk organisation. Hvis du er serviceminded, struktureret og klar til at tage ansvar, vil vi meget gerne høre fra dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere daglig korrespondance og e-mails
- Planlægge og koordinere møder og aftaler
- Opdatere og vedligeholde databaser og arkiver
- Besvare telefonopkald og tage imod gæster
- Assistere med rejseplanlægning og udgiftsrapportering
- Udarbejde og formatere dokumenter og præsentationer
- Sikre kontorartikler er tilgængelige og bestille nye ved behov
- Støtte ledelsen og andre afdelinger med administrative opgaver
- Overvåge og organisere post og forsendelser
- Bidrage til at forbedre administrative processer og procedurer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrative opgaver
- Gode kommunikationsevner på dansk og engelsk
- Stærke organisatoriske og tidsstyringsevner
- Fortrolighed med Microsoft Office-pakken
- Evne til at arbejde selvstændigt og i teams
- Sans for detaljer og høj grad af nøjagtighed
- Fleksibel og i stand til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Professionel fremtoning og serviceminded tilgang
- Kendskab til kontoradministrative systemer er en fordel
- Minimum en gymnasial uddannelse eller tilsvarende
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrative opgaver?
- Hvordan håndterer du flere opgaver på samme tid?
- Hvilke kontorprogrammer er du mest fortrolig med?
- Har du tidligere arbejdet med rejseplanlægning og udgiftsrapportering?
- Hvordan sikrer du nøjagtighed i dit arbejde?
- Hvordan håndterer du fortrolig information?
- Kan du give et eksempel på, hvordan du har forbedret en administrativ proces?
- Hvordan prioriterer du dine daglige opgaver?
- Har du erfaring med kundekontakt og telefonbetjening?
- Hvad motiverer dig i en administrativ rolle?
